تظهر المستندات في مراحل مختلفة
تُنشأ مستندات الشحن في مراحل مختلفة؛ ولا تكون جميع المستندات النهائية متاحة قبل التحميل في صفقة موثوقة. فمستندات ما قبل العقد وسجلات تجهيز البضاعة وشهادات الفحص ومستندات النقل تظهر في أوقات مختلفة، وطلب بوليصة شحن نهائية قبل التحميل لا يتوافق مع وظيفتها المعتادة.
ينبغي أن تحدد اتفاقية SPA والأداة المصرفية المستندات المطلوبة والجهة المصدرة وموعد توفرها وما إذا كانت النسخ الأصلية أو الصور أو السجلات الإلكترونية مقبولة.
فئات المستندات الشائعة
تشمل مستندات الشحن الشائعة الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ وشهادات الفحص أو التحليل ومستند النقل وشهادات التأمين أو الجمارك عند انطباقها. وتختلف الحزمة الدقيقة بحسب المنشأ والوجهة وشرط التسليم ونطاق الفحص والجمارك ومتطلبات البنك.
- الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة
- شهادة المنشأ
- شهادة التحليل وشهادة فحص SGS أو جهة معادلة
- بوليصة الشحن أو مستند نقل آخر
- شهادة التأمين عند انطباقها
- شهادات التصدير أو الجمارك أو الصحة أو متطلبات الوجهة عند الحاجة
الاتساق والتأكيد المستقل
يجب على المشتري فحص اتساق حزمة المستندات والتحقق من كل سجل مع الجهة المصدرة. وينبغي أن تتطابق الأسماء والكميات والتواريخ والموانئ والعلامات والأوزان ومراجع العقد ووصف المنتج، مع التحقق من شهادات الفحص لدى شركة الفحص ومستندات النقل لدى الناقل أو الوكيل والتعليمات المصرفية عبر القناة المتفق عليها بين البنوك.
يمكن لـ MYLUXD تنظيم تدفق المستندات، لكنها لا تصدر سجلات منتج البائع أو الفحص أو الناقل أو الجمارك أو البنوك ولا تحل محل التحقق المستقل.
في الصفقة الفعلية، اعتمد على عرض البائع المكتوب واتفاقية SPA الموقعة بين المشتري والبائع والمشورة المهنية المستقلة والمستندات المتحقق منها لدى جهاتها المصدرة.